Leeds

De conferentie van dit jaar vond plaats in Leeds, waar ik samen met Eline van der Veken (een medelid van het NIN) naartoe reisde. Omdat we vanuit Nederland moesten komen, waren we blij met de extra opties op de dag voorafgaand aan de conferentie. De door Ruth Ellis georganiseerde wandeltocht door het stadscentrum gaf een goede indruk van de geschiedenis van de stad Leeds. Zelfs enkele lokale registermakers merkten op dat ze geen idee hadden van de rijkdom van de geschiedenis van hun stad voordat ze Ruths verhalen hoorden.
Het diner op maandagavond in het Indiase restaurant Nawaab was heerlijk. Er waren aanzienlijk meer indexers aanwezig dan bij de wandeling, dus het was een mooie gelegenheid om te socializen en te genieten van heerlijk eten.

Aankomst en opening

De eigenlijke conferentie vond de volgende dag plaats. De locatie, The Terrace, bevond zich op de vijfde verdieping van een luxe kantoorruimte. We werden getrakteerd op vers fruit, grote mokken koffie en thee en een koelkast vol frisdrank (dat in Leeds is uitgevonden, zoals Ruth benadrukte). Er was een fijn buitengebied waar we van onze lunch in de zon konden genieten. Bij binnenkomst kregen we naast onze naambadges ook kaarten om informatie over de mensen die we ontmoetten op te schrijven. Melanie Gee, een van de sprekers, moedigde iedereen aan om met ten minste vier mensen te praten die ze nog nooit hadden ontmoet. Praten met nieuwe mensen over hun interesses en ervaringen met indexeren bleek een aangename manier om de dag te beginnen, en ik kon enkele gezichten aan namen koppelen die ik online had gezien. De conferentie werd via Zoom geopend door erevoorzitter van SI, Sam Leith. In zijn korte toespraak benadrukte hij het belang van SI in het waarborgen van een hoog niveau van indexeren en wees hij op de waarde van conferenties, zowel sociaal als vakinhoudelijk.

Verschillende opdrachtgevers

Daarna leidden Tanya Izzard, Nicola King, Melanie en Ruth groepsdiscussies van 20 minuten in een ‘Client Carousel’, waarin we het werken voor academische auteurs, academische uitgevers, commerciële uitgevers en book packagers (ook wel pre-press suppliers) bespraken. Deelnemers werd gevraagd om uit hun comfortzone te stappen en te kiezen voor twee discussies over opdrachtgevers waarmee ze nog niet bekend waren.

Melanies presentatie over book packagers was erg populair. Veel van ons gaven aan dat we terughoudend waren om met hen samen te werken vanwege de lage vergoedingen. Melanie wees erop dat het wel voordelen heeft om in hun bestand te staan. De belangrijkste daarvan is de constante stroom van werk die ze je aanbieden. Een belangrijke les uit de discussie was dat onderhandelen over de prijs meestal niet werkt (hoewel daarop uitzonderingen kunnen voorkomen), maar onderhandelen over een langere tijdsperiode meestal wél. Book packagers zijn meestal niet op de hoogte van best practices en willen daarover niet met auteurs in gesprek, dus je kunt verwachten dat je correcties moet aanbrengen die ‘ongebruikelijk zijn en ingaan tegen je training’.

Academische uitgevers, betoogde Nicola, werken heel anders. Ze staan je toe je eigen index te schrijven, vaak zonder of met minimale stijlbeperkingen. Vragen stellen wordt gewaardeerd en je kunt een goed antwoord verwachten. Bovendien geven ze je ruim de tijd voor het vervaardigen van een index. Nicola deelde een nuttige lijst met verschillende soorten academische uitgevers, evenals specifieke uitgevers en de soorten documenten die doorgaans registers vereisen. Een voordeel van werken met uitgevers en verpakkers is dat ze herhaaldelijk werk bieden; het ontbreken daarvan is het grootste nadeel van werken voor individuele auteurs.

Bewerken en het indexeerproces

Voor de tweede sessie splitsten we ons op in twee verschillende groepen. Ik schreef me in voor ‘Editing an Index’, geleid door Nicola. In een kleine groep van dertien meer en minder ervaren indexers spraken we over het bewerkingsproces en deelden we onze werkwijzen.
Geen van ons kon de index volledig bewerken tijdens de eerste doorgang van het boek bleek tot niemands verrassing, maar de hoeveelheid tijd die we aan het bewerkingsproces besteedden verschilde onderling. Veel collega’s waren het erover eens dat bewerken minder tijd vergt dan het indexeren, anderzijds gaven meerdere deelnemers toe dat indexeren en bewerken voor hen even lang duurt.

Op andere manieren verschilden onze indexeerprocessen van elkaar. Sommigen zijn geneigd tijdens de eerste doorgang eerder te weinig termen op te nemen, die dan later moeten worden toegevoegd, terwijl anderen juist zo veel opnemen dat tijdens het bewerkproces flink moet worden geschrapt. Nicola zei dat ze nooit vermeldingen verwijdert, maar bepaalde termen in SKY (indexingsoftware) labelt en niet genereert in de indexoutput. Als de auteur haar dan vraagt die termen alsnog op te nemen, hoeft ze enkel het label te verwijderen om alle vermeldingen weer te laten verschijnen. Het was interessant om tips en trucs te horen die meerdere registermakers toepassen.

We hadden een interessante discussie over het toevoegen van namen van levende personen die zichzelf in de index willen zien, het opnemen van notities aan jezelf en een casestudy van een van Nicola’s projecten. Tot slot deden we een oefening waarin we een bestaande index bewerkten; het was interessant om daarin fouten te ontdekken en elkaars oplossingen te horen.

Tekstsoorten

Sessie drie, ‘Indexing Different Formats’, bestond uit drie presentaties van 20 minuten over het indexeren van specifieke soorten teksten.
Melanie vertelde over haar ervaring met het indexeren van The Letters of Seamus Heaney, een enorm project met aanzienlijke tijd- en ruimtebeperkingen. Er werd van haar verwacht dat ze meerdere registers vervaardigde en ze besloot de werkzaamheden deels ’s avonds uit te voeren, wat ze nog niet eerder had gedaan. Hoewel het project haar veel stress bezorgde, zou ze graag nogmaals zoiets doen. Na de presentatie konden deelnemers een kijkje nemen in de index van Melanie.

Daarna sprak Sue Goodman over het indexeren van rijkelijk geïllustreerde boeken en gaf enkele nuttige tips over het indexeren daarvan. Ze besprak verschillende soorten illustraties en vertelde hoe belangrijk het is om onderscheid te maken tussen twee illustraties die wel dezelfde titel hebben maar eigenlijk twee versies zijn van hetzelfde werk. Sue sprak ook over het maken van lemma’s voor grotere onderwerpen, zoals ‘hangers’ in een boek over sieraden, en de afweging om biografische informatie chronologisch in plaats van alfabetisch te rangschikken.

De sessie werd afgesloten door Ruth, die sprak over het indexeren van kinderboeken. Het indexeren van kinderboeken vraagt van indexers dat zij de doelgroep kennen en weten wat van hen wordt verwacht. In het nationale curriculum van het Verenigd Koninkrijk staat dat lezers in groep 3 en 4 (leeftijd tussen 7 en 9 jaar) ‘moet worden geleerd hoe ze inhoudsopgaven en registers moeten gebruiken’. Wij als registermakers moeten onze registers aanpassen aan de leeftijd en het onderwijsniveau van de doelgroep van het boek. Ruth noemde verschillende manieren om dit te bereiken, bijvoorbeeld ‘doe-woorden’ gebruiken in plaats van zelfstandige naamwoorden (bijvoorbeeld ‘rennen’ in plaats van ‘benen’ of ‘sport’), dubbele vermelding in plaats van kruisverwijzingen, geen sublemma’s gebruiken voor de jongste kinderen en de volledige paginanummers gebruiken in plaats van ze samenvoegen (dus 124–125 en niet 124–5). Ruth gaf in het kader van paginabereik aan dat sommige kinderen het moeilijk vinden om de betekenis van het streepje te begrijpen, maar ze was toch geen voorstander van het gebruik van constructies zoals ‘20 tot 21’: ‘Ze zijn op een leeftijd waarop ze dat moeten leren en we moeten hun niet iets onderwijzen dat ze op latere leeftijd weer moeten afleren.’

Ruth sprak ook over welke woorden gebruikt kunnen worden. We moeten absoluut ‘stoute woorden’ zoals ‘poep’ en ‘scheten’ opnemen, termen waar kinderen zeker naar zullen zoeken. De beslissing wordt ingewikkelder bij gevoelige onderwerpen en inclusief taalgebruik. ‘Gehoorverlies’ is voorzichtiger dan ‘doofheid’, maar kinderen zullen waarschijnlijk zoeken naar ‘doofheid’. Hetzelfde geldt voor het indexeren van begrippen met betrekking tot identiteit (zoals ras, geslacht en seksualiteit) en begrippen als slavernij. De beslissing hangt af van de leeftijdsgroep, de vereisten van de uitgever en de termen die de auteur gebruikt.

Je eigen bedrijf

De vierde sessie die ik bijwoonde was ‘New Horizons: a seminar for students and new professionals’ geleid door Lyndsay Marshall. Lyndsay deelde een schat aan informatie over het starten van je eigen bedrijf, met soms verrassende basisinformatie over het vinden van informatie en hulpmiddelen. We bespraken onderwerpen zoals reageren op aanvragen (bijvoorbeeld het maken van offertes, het inschatten van de duur van een project), marketing (bijvoorbeeld gerichte marketing, het aanbieden van diensten en het opzetten van je merk) en netwerken. Er waren verschillende studenten die baat hadden bij deze sessie, vanwege zowel de kwaliteit van Lyndsays presentatie als de adviezen van ervaren indexers.

Lyndsay besprak het gebruik van online bronnen, het opzoeken van redacteuren in het dankwoord van boeken op Amazon en snel reageren wanneer je een opdracht wordt aangeboden. Alle deelnemers kregen een document van vier pagina’s waarin nog meer waardevolle bronnen werden vermeld voor beginnende indexers.

Professionele ontwikkeling

De laatste sessie ging over continuing professional development (CPD). Melanie, die deze sessie leidde, legde uit dat professionele ontwikkeling niet stopt na het indienen van de laatste opdracht voor de opleiding. Hoewel registermakers ervaring opdoen door te indexeren, kunnen ze net zo goed ‘in slechte gewoonten vervallen’. Om leden van de vereniging te helpen voldoen aan de hoogste normen, worden veel verschillende vormen van professionele ontwikkeling aangeboden, waarmee je CPD-punten kunt verdienen. Met die punten kun je een Fellowship-graad krijgen: de hoogste rang van het lidmaatschap, waarmee je laat zien dat je aantoonbaar werk van hoge kwaliteit inlevert en je inzet voor de indexersgemeenschap.

Er waren vooraf opgenomen berichten van Nic Nicholas, die sprak over de Self-Evaluation Exercise, waarbij je een van je gepubliceerde registers moet evalueren en aantonen dat je kritisch naar je werk kunt kijken, en Mary Coe, die inzichten deelde over schrijven voor The Indexer. We sloten de sessie af door onze ideeën over mogelijke manieren van CPD op kaarten te schrijven, die Melanie later aan de groep voorlas.

Afsluiting

Na de conferentie gingen velen van ons wat drinken in de Editor’s Draught pub aan de overkant van de straat, en daarna dineren in het Whitehall Restaurant. Beide plaatsen waren goed bereikbaar en hadden heerlijk eten en drinken. Het bood ieder de gelegenheid om met indexers te praten die ze nog niet hadden ontmoet. De avond was daardoor een geslaagde afsluiting van een korte maar zeer informatieve conferentie.